LÊ TRẦN THÀNH

CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD 2010

Trước hết cần phải có 02 file tài liệu sau:

 - Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền

Ví dụ: Giấy mời, giấy khen, thư cảm ơn,... bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….

  – Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Sheet của Excel.

hoặcTable của Word.

Bước 1: Mở Văn bản gốc (có tên là Giấy mời) trong Word

Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

Bước 2: Chọn Letters và nhấn Next.

Bước 3: Chọn Use the current document và chọ Next

Bước 4: Chọn Use an existing list chọn Browse

Bước 5: Chọn file Danh sách (excel) đã lưu và chọn Sheet (lưu ở Sheet1) hoặc chọn file Danh sách (word) đã lưu. Ở đây ta chọn file Danh sách (excel) > OK

(Nếu chọn file danh sách word thì sẽ không xuất hiện bảng Select Table)

Xuất hiện bảng dữ liệu ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo giấy mời, sau đó nhấn OK. Nhấn Next

Bước 6: Tại bảng Mail Merge, chọn Use an exsting lish, nhấn Netx

Bước 7: Trong mục Write your letter, đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản nơi cần chèn dữ liệu vào, nhấn chọn More items... lần lượt chèn các field vào trong Văn bản gốc (Giấy mời) như sau:

 – Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, chọn Insert  > close

– Tại Phụ huynh em:  chọn trường Học sinh, chọn Insert > close

Bước 8: Chọn Netx

Tiếp tục chọn Netx

Bước 9: Chọn Print… nếu muốn in các giấy mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các giấy mời trong văn bản.

Nếu muốn xem trước các giấy mời trong văn bản thì sẽ xuất hiện hộp thoại Merge to New Document. Ta có thể chọn All để xem toàn bộ các giấy mời có trong danh sách. Chọn Current record để xem 1 danh sách cuối. Chọn From... To... để xem từ danh sách số... đến danh sách số...  > OK.

Như vậy, danh sách giấy mời đã trộn xong.